Nel mondo delle transazioni commerciali, la corretta gestione dei pagamenti rappresenta un aspetto cruciale per aziende e professionisti. La quietanza di pagamento, documento che attesta l’avvenuto saldo di una fattura elettronica, assume un ruolo fondamentale sia sotto il profilo amministrativo sia in termini di tutela legale per le parti coinvolte. Redigere una quietanza in modo chiaro e conforme alle normative vigenti è indispensabile per evitare fraintendimenti e garantire trasparenza nei rapporti d’affari. In questa guida, scoprirai passo dopo passo come scrivere una quietanza di pagamento per una fattura elettronica, seguendo le migliori pratiche e assicurandoti che ogni dettaglio sia riportato correttamente.

Come scrivere una quietanza di pagamento fattura elettronica

Una quietanza di pagamento relativa a una fattura elettronica è un documento che attesta formalmente l’avvenuto pagamento di una fattura da parte del debitore. Tale documento, pur non essendo obbligatorio per legge, risulta spesso utile sia per chi effettua il pagamento sia per chi lo riceve, come prova documentale in caso di controversie o semplicemente come promemoria amministrativo. Ecco come redigere una quietanza di pagamento in modo corretto e professionale.

Per prima cosa, la quietanza deve essere redatta su carta intestata del creditore (o su un documento elettronico che riporti chiaramente i dati del creditore), includendo logo aziendale e riferimenti come indirizzo, partita IVA e contatti. In caso di invio elettronico, assicurati che il formato sia non modificabile (ad esempio PDF) e, se necessario, firma digitalmente il documento.

Il documento deve riportare:

1. Data e luogo di emissione:
Indica chiaramente la data in cui la quietanza viene redatta e il luogo, ad esempio: “Milano, 10 giugno 2024”.

2. Riferimenti delle parti coinvolte:

  • Creditore (chi riceve il pagamento): Ragione sociale, indirizzo, partita IVA/codice fiscale.
  • Debitore (chi effettua il pagamento): Ragione sociale o nome, indirizzo, partita IVA/codice fiscale.

    3. Riferimento alla fattura elettronica:
    Indica il numero, la data e l’importo della fattura cui si riferisce la quietanza. Se possibile, aggiungi anche il codice SDI o il riferimento univoco generato dal Sistema di Interscambio.

    Esempio:
    “Con la presente si attesta che il Sig./la Società __ ha provveduto al pagamento della fattura elettronica n. 123 del 02/06/2024, emessa per l’importo complessivo di euro 1.220,00 (milleduecentoventi/00), IVA inclusa.”

    4. Modalità di pagamento:
    Specifica il metodo utilizzato: bonifico bancario, assegno, contanti (nei limiti di legge), carta di credito, ecc. Nel caso di bonifico, indica anche la data dell’accredito e, se disponibile, il CRO/TRN o il riferimento di transazione.

    Esempio:
    “Il pagamento è stato effettuato a mezzo bonifico bancario in data 08/06/2024, sul conto corrente intestato a ____, IBAN ____, con causale ‘Saldo fattura n. 123/2024’.”

    5. Dichiarazione di avvenuto pagamento:
    Scrivi una formula chiara e inequivocabile che attesti che il credito derivante dalla fattura è stato saldato e che nulla è più dovuto.

    Esempio:
    “Si rilascia la presente quietanza a saldo e buon fine, dichiarando che nulla è più dovuto per la fattura sopra citata.”

    6. Firma e timbro:
    Aggiungi la firma leggibile del legale rappresentante o di chi ha la delega a rilasciare quietanza, eventualmente accompagnata dal timbro aziendale. Se il documento è elettronico, puoi apporre una firma digitale.

    7. Eventuali allegati:
    Puoi allegare copia della fattura elettronica o la ricevuta del pagamento, soprattutto nei casi in cui il pagamento sia avvenuto tramite metodi tracciabili.

    Esempio di testo completo:

    —
    Milano, 10 giugno 2024

    Ragione Sociale Creditore
    Indirizzo
    P.IVA/C.F.

    Alla cortese attenzione di
    Ragione Sociale Debitore
    Indirizzo
    P.IVA/C.F.

    Oggetto: Quietanza di pagamento fattura elettronica n. 123 del 02/06/2024

    Si attesta che in data 08/06/2024 la Società __ ha provveduto al saldo della fattura elettronica n. 123 emessa il 02/06/2024 per l’importo complessivo di euro 1.220,00 (IVA inclusa), mediante bonifico bancario sul conto intestato a __, IBAN __, con causale ‘Saldo fattura n. 123/2024’.

    Con la presente quietanza si dichiara che nulla è più dovuto per la fattura sopra citata.

    Cordiali saluti,

    [Firma e timbro]

    —

    Ricorda che, in caso di utilizzo in ambito legale o fiscale, la quietanza deve essere conservata insieme alla relativa fattura e alle evidenze del pagamento per eventuali controlli. Inoltre, in caso di pagamento parziale, la quietanza deve specificare che si tratta di un pagamento parziale e indicare il saldo residuo ancora dovuto.

    Infine, non confondere la quietanza con la ricevuta di pagamento: la quietanza ha valore liberatorio per il debitore, mentre la ricevuta è un semplice attestato di versamento. La quietanza, infatti, dichiara esplicitamente che nulla è più dovuto e solleva il debitore da ulteriori obblighi per quella specifica fattura.

Modello quietanza di pagamento fattura elettronica

QUIETANZA DI PAGAMENTO FATTURA ELETTRONICA

Il/La sottoscritto/a _______________, in qualità di _______________ della ditta/società _______________, con sede legale in _______________, via _______________, codice fiscale/partita IVA _______________,

DICHIARA

di aver ricevuto in data _______________ il pagamento dell’importo di € _______________ (euro _______________) relativo alla fattura elettronica n. _______________ emessa in data _______________ per la prestazione/fornitura di _______________, intestata a _______________, con sede in _______________.

Modalità di pagamento: _______________
Estremi del pagamento (es. CRO/identificativo operazione): _______________

Resta così quietanzato il suddetto importo.

Luogo _______________, data _______________

Firma _______________

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